Тонкости ивента: как провести форум, корпоратив, презентацию в онлайне
Рекомендации эксперта по организации мероприятий разных онлайн-форматов
Технические возможности ивент-индустрии сегодня растут необычайно быстро. Это расширяет перспективы ее развития, дает новые инструменты и средства организации мероприятий. Одним из них является онлайн-платформа — гибкая среда для работы программного обеспечения, выполняющая широкий спектр задач. Sostav попросил Олега Крючкова, основателя и генерального директора EventPlatform , на основе кейсов агентства дать рекомендации по видам онлайн-мероприятий, которые позволят повысить их эффективность.
Профессиональные конгрессы, форумы, съезды
Особенность этой группы — сложность. Она связана с широким масштабом событий: их посещают тысячи участников. Обычно приглашаются гости из нескольких стран, говорящие на разных языках, что требует обеспечения синхронного перевода. Цели ивента — обучение, обмен опытом, демонстрация достижений или конкретных продуктов.
1) Уделите внимание этапу регистрации и контролю присутствия
Профильные онлайн-события на практике сопровождаются раздачей специальных бонусных баллов, которые влияют на профессиональное развитие участников. Поэтому как организаторам, так и гостям важен четкий процесс регистрации, а также возможность отслеживать статистику по выполненным действиям на платформе.
2) Предлагайте интуитивную схему навигации
Когда число посетителей близится к 15000, а количество залов трансляции более 10, очень важно создать удобную навигационную систему. Люди должны легко понимать, что будет происходить в ближайший момент на платформе. Провалом разработки будет запутанная схема с множеством вкладок и переходов, в которой легко потеряться. Отметим, что многие гости никогда не сталкивались с онлайн-платформами ранее, поэтому от скорости их включения в процесс зависит общее восприятие события.
Идеальная схема выглядит так: простая и понятная навигация + актуальное расписание + неотрывный контроль технических специалистов.
3) Отработайте ожидания спонсоров
Крупные мероприятия не обходятся без спонсорской поддержки. Представляя их баннеры, не забывайте о навигации и внешней эффектности. На стендах собираются партнерские материалы, выкладываются обучающие видео. Главное правило — легко посетить, приятно глазу, доступно для дальнейшего изучения.
4) Оставьте в покое игровую составляющую
Это серьезное событие, в котором нет места чрезмерной геймификации. Уместны будут простые вещи: схема разминки для уставших глаз, упражнения для пальцев рук. Участники онлайн-мероприятия это оценят — проверено на практике.
Внутренние корпоративные мероприятия
Особенности этой группы — развлекательные цели. Корпоративные события в онлайн-режиме чаще нацелены на празднование значимого события: День рождения компании, Новый год, 8 Марта. Количество человек может быть любым: от 500 до 10000. При этом важно учитывать наличие филиалов: они должны быть вовлечены.
1) Продумайте интерактивный сценарий
Обратите внимание на то, что сценарий должен быть захватывающим, содержащим в себе триггеры. Информационная нагрузка сегодня такова, что люди быстро переключаются на другой ресурс, если зрелище не заинтересовало в первые тридцать секунд. Вы же не хотите, чтобы люди подключились к онлайн-мероприятию и ушли пить кофе?
Необязательно выстраивать сценарий в формате глобальной игры, лучше воспринимаются короткие интерактивные вставки.
2) Дайте сказать сотрудникам
Часто на онлайн-корпоративах люди впервые знакомятся друг с другом. Особенно если речь идет о персонале многочисленных филиалов. Так как все новое вызывает интерес, позвольте сотрудникам выразить свое мнение: поздравить компанию, описать эмоции от события, представиться коллективу. Разумеется, речь не идет о бесконечном потоке «говорящих голов». Более уместной будет записанная трансляция из каждого офиса, нарезка видео с яркими моментами из жизни фирмы. Не помешают и прямые включения. Это добавит свежести, теплоты, вовлечет зрителей.
3) Не скупитесь на подарки
Душевные поздравления, дружеские слова и позитивные впечатления, конечно, хорошо, но не стоит забывать о призах. Разве есть хоть один человек, который их не любит? Поэтому стоит продумать механизм раздачи подарков: веселая игра, по итогам которой награждают победителей, квиз для «знатоков своей компании», творческий конкурс.
Покажите свою заботу о персонале, приобретя значимые подарки. Откажитесь от идеи раздавать брелоки и блокноты с корпоративной символикой.
4) Забудьте о долгих речах и проникновенных воззваниях
Ликвидируйте официоз и канцеляризмы. Руководство должно кратко поздравить и обеспечить переход к развлекательной части.
Презентации продуктов партнерам и поставщикам
Специфика клиентской группы — продвижение и продажа товара, услуги, бренда. Количество участников любое, при этом основной особенностью является интернациональность аудитории.
1) Транслируйте грамотный видеоконтент
Успех подобных онлайн-мероприятий зависит от степени детализации и реалистичности действия. Позвольте зрителям виртуально посетить вашу лабораторию или фабрику, покажите производство. Дайте «потрогать» продукт, запомнить его свойства и коммерческие аргументы.
2) Не отвлекайтесь от темы
Все должно выстраиваться вокруг продукта. Не упускайте ни минуты рабочего времени. Кофе-брейки — отличная возможность выявить уровень осведомленности гостей о продукте с помощью вопросов: «где, по вашему мнению, можно применить продукт?», «какое качество продукта считаете самым значимым?».
3) Обеспечьте синхронный перевод
Как уже отмечалось, презентации часто проводятся для межнациональной группы партнеров. При этом аудитория может не знать иностранных языков. Важно предусмотреть подключение соответствующего движка или направлять поток трансляции со встроенным переводом через видеоинженеров.
4) Не смещайте фокус внимания гостей на сторонние раздражители
Неоднократно наблюдали провалы технических презентаций, когда организаторы приглашали звездных ведущих. Они, пытаясь устроить шоу, не попадали в настроение зрителей. Это вызывало раздражение, так как основной целью участников было понять, как зарабатывать на презентуемом товаре.
Церемония награждения, онлайн-конкурс
Цели данной аудитории — получение эмоциональных впечатлений, зрелищный контент. Количество участников может варьироваться, но обычно гостей много.
1) Яркий дизайн, стильное брендирование
«Хлеба и зрелищ» — так можно обозначить концепцию этих онлайн-событий. Визуальное решение должно быть запоминающимся, неординарным, но гармоничным, соответствовать задачам мероприятия, согласовываться со сценарием.
2) Эффект присутствия
Каждое действие организаторов должно быть направлено на создание эффекта присутствия. Зритель должен почти «вживую» трогать призы, эмоционально переживать за награждаемых, то есть быть вовлеченным в процесс. Получится создать эффект присутствия — мероприятие удастся. Причем события подобного рода гораздо проще вести в онлайне, чем в офлайне. Опытный режиссер, эффектная программа, талантливый ведущий — и атмосфера сложится.
3) Профессиональный ведущий
Эффективность мероприятий этого типа напрямую зависят от ведущего. Желательно приглашать к сотрудничеству известного и популярного человека, что влияет на формирование имиджа события. Чем харизматичнее ведущий и интереснее его стиль работы, тем больше вовлеченность участников.
4) Избегайте занудства в любом виде
Не нужно длинных представлений и затянутых речей, только динамичный, активный, легко воспринимаемый диалог ведущего с публикой.
5) Не идите на поводу у спонсоров
Каждый из них будет стремиться похвалить себя и свой продукт, что естественно. Но организаторы мероприятия должны четко понимать: это событие-впечатление, а не событие-презентация. Будьте на страже тайминга выступлений.
Таким образом, механизм онлайн-платформы позволяет организовывать события любого типа и уровня, неважно: 5 человек или 5000, веселый корпоратив или международная ассамблея. Главное — правильно выстроить стратегию и расставить акценты.
Источник: sostav.ru